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Freiberufler und freie Mitarbeiter richtig einsetzen – Scheinselbstständigkeit vermeiden
Dipl.-Ing. Uwe Richter (COO, Software-Ingenieurbüro 4WT)
In vielen Projekten erlebe ich, dass Auftraggeber und sogar Projektleiter die Begriffe Freiberufler, Freelancer oder freier Mitarbeiter durcheinanderbringen. Was bedeuten diese Bezeichnungen im deutschen Recht genau, und wie kann man Scheinselbstständigkeit vermeiden? Als selbstständiger IT-Ingenieur mit über 35 Jahren Erfahrung möchte ich hier für Klarheit sorgen – damit sowohl Unternehmen als auch Freiberufler die Zusammenarbeit rechtssicher und erfolgreich gestalten können.
Geschützter Begriff: Was ist ein Freiberufler?
In Deutschland ist der Begriff Freiberufler gesetzlich geschützt.Das Einkommensteuergesetz (§ 18 EStG) zählt bestimmte Katalogberufe zu den freien Berufen – darunter unter anderem Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten und eben auch Ingenieure bzw. Software-Ingenieure.
Freiberufler üben ihr Tätigkeit selbstständig und eigenverantwortlich aus, meist auf Grundlage besonderer Qualifikationen (etwa eines Hochschulabschlusses in ihrem Fachgebiet). Anders als gewerbliche Unternehmer müssen Freiberufler kein Gewerbe anmelden und unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Sie können entweder als Einzelunternehmer auftreten oder auch Unternehmen gründen (z. B. eine Partnerschaftsgesellschaf, GbR, GmbH oder UG), sofern die Tätigkeit weiterhin freiberuflich bleibt.
Gerade im IT-Bereich entscheiden sich viele hoch qualifizierte Experten für die Freiberuflichkeit. Ein IT-Freiberufler – etwa ein selbstständiger Softwareentwickler oder IT-Berater – kann sogar ein eigenes Ingenieurbüro betreiben. Das bedeutet, er oder sie kann Mitarbeiter beschäftigen oder mit Kollegen kooperieren und so als kleines Unternehmen auftreten. Wichtig ist: Ein Freiberufler bleibt trotz Team und eigener Mitarbeiter unabhängig in seinen Entscheidungen und Leistungen dem Auftraggeber gegenüber.
Freier Mitarbeiter: Vertragsverhältnis auf Zeit
Der Begriff freier Mitarbeiter ist keine offizielle Berufsbezeichnung wie Freiberufler, sondern beschreibt ein Vertragsverhältnis. Ein freier Mitarbeiter ist eine selbstständige Fachkraft, die für einen Auftraggeber auf Grundlage eines Dienst- oder Werkvertrags tätig wird. Im Unterschied zum fest angestellten Arbeitnehmer ist ein freier Mitarbeiter nicht ins Unternehmen eingegliedert und grundsätzlich weisungsfrei – er kann also Ort, Zeit und Durchführung seiner Arbeit weitgehend selbst bestimmen. Einzelne Absprachen und Vorgaben des Auftraggebers (etwa Zwischenergebnisse oder Meetings) sind zwar möglich, doch die gesamte Arbeitsorganisation obliegt dem freien Mitarbeiter selbst.Wichtig ist die Abgrenzung zur Festanstellung: Freie Mitarbeiter (oder Freelancer) sind nicht sozialversicherungspflichtig für den Auftraggeber. Sie stellen dem Unternehmen eine Rechnung für ihre Leistungen und müssen sich selbst um Krankenversicherung, Altersvorsorge etc. kümmern. Im Gegenzug gelten für sie viele Schutzvorschriften des Arbeitsrechts nicht: Zum Beispiel erhalten freie Mitarbeiter keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und auch keinen bezahlten Urlaub. Vertragsbeziehungen mit Freelancern sind oft zeitlich befristet und enden automatisch oder per vertraglich vereinbarter Kündigung, ohne dass Kündigungsschutz wie bei Arbeitnehmern greift. Für die geleistete Arbeit wird ein Honorar vereinbart, das frei verhandelbar ist (mindestens jedoch den gesetzlichen Mindestlohn erfüllen muss).
Zusammengefasst: Freelancer, genauer gesagt freie Mitarbeiter, sind selbstständig tätige Unternehmer auf Zeit. Sie sind nur vorübergehend für den Auftraggeber im Einsatz und tragen das unternehmerische Risiko größtenteils selbst. Genau diese Flexibilität und Eigenverantwortung machen den Reiz der freiberuflichen Tätigkeit aus – erfordern aber auch ein umsichtiges Vorgehen beider Seiten, um keine Scheinselbstständigkeit entstehen zu lassen.
Weiterführender Link: status_Freiberufler
Scheinselbstständigkeit: Risiko durch falsche Einordnung
Von Scheinselbstständigkeit spricht man, wenn ein angeblich freier Mitarbeiter in Wahrheit wie ein Angestellter im Unternehmen eingegliedert ist. Das heißt, er arbeitet zwar formal selbstständig auf Rechnung, ist aber in der Praxis weisungsgebunden, in den Betrieb integriert, arbeitet dauerhaft nur für einen Auftraggeber oder erfüllt andere Kriterien, die typisch für ein Arbeitsverhältnis sind. In so einem Fall liegt möglicherweise eine Scheinselbstständigkeit vor – mit teuren Folgen für beide Seiten.Warum ist das problematisch?
Wenn eine Betriebsprüfung oder ein Gericht feststellen, dass Scheinselbstständigkeit vorliegt, wird der freie Mitarbeiter rückwirkend wie ein Arbeitnehmer behandelt.Der Auftraggeber muss dann für bis zu 4 Jahre nachträglich die vollen Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) sowie Lohnsteuer für diesen Zeitraum abführen – was schnell sechsstellige Beträge erreichen kann. Unter Umständen machen Rentenkasse oder Krankenkasse zusätzliche Beitragsansprüche geltend.
Auch strafrechtliche Konsequenzen (z. B. wegen Vorenthaltens von Sozialversicherungsbeiträgen) sind möglich, wenn Absicht nachgewiesen wird. Der vermeintliche Freelancer seinerseits muss damit rechnen, plötzlich Nachzahlungen leisten zu müssen und wird ebenfalls in die Pflicht genommen.
Beide Parteien tragen Verantwortung, Scheinselbstständigkeit zu vermeiden. Als Auftraggeber sollte man genau prüfen, ob der beauftragte externe Mitarbeiter wirklich die Kriterien eines Selbstständigen erfüllt. Falls Zweifel bestehen, lohnt sich eine Beratung durch einen Rechts- oder Steuerexperten. Auch Freelancer sollten auf ihre Außendarstellung achten: Wer nur einen einzigen Auftraggeber hat, immer vor Ort, mit festem Schreibtisch arbeitet, am Firmenmeeting teilnimmt und denselben Pflichten wie Angestellte folgt, bewegt sich in einer Gefahrenzone. Hier gilt es, frühzeitig das Gespräch zu suchen und notfalls die Auftragsbedingungen anzupassen.
Vertrags-Tipps: So vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit
Wie können Unternehmen und Freelancer die Zusammenarbeit rechtssicher gestalten? Ein zentraler Punkt ist der Vertrag. Aus Auftragsgebersicht bietet die Beauftragung eines Unternehmens (statt einer einzelnen Person) den besten Schutz. Wenn Sie z. B. einen selbstständigen IT-Experten benötigen, kann es sinnvoll sein, mit seiner Ingenieurbüro-Gesellschaft (z. B. GmbH) oder einer GbR einen Dienstvertrag zu schließen. Dann ist die vertragliche Partei ein Unternehmen, das die Leistung schuldet – nicht eine einzelne natürliche Person. Wie dieses Unternehmen die Aufgaben intern erfüllt, liegt nicht in Ihrer Hand und mindert somit Ihr Risiko.Doch auch wenn Sie direkt mit einer Einzelperson kontrahieren, gibt es wichtige Gestaltungsregeln. Im Vertrag sollte vordergründig das „Was“ der Leistung beschrieben sein, nicht detailliert das „Wie“. Verzichten Sie auf Formulierungen, die den Freelancer zu sehr in die interne Organisation einbinden.
Keine gute Idee ist es, im Vertrag explizit festzuhalten, welche Person die Aufgabe erledigt, etwa mit Namen des Freelancers als „ausführende Person“.
Wird eine natürliche Person zur Umsetzung vereinbart, entstehen erhebliche Risiken für den Auftraggeber und den Auftragnehmer.
Ein Dienstleistungsvertrag, der keine natürliche Person namentlich benennt, ist eine wesentliche und notwendige Voraussetzung, um die direkten deutschen Scheinselbstständigkeitsrisiken für den IT-Ingenieur zu minimieren.
Eine Alternative ist, statt einer Person, die den Auftrag beim Auftraggeber umsetzt, eine Person als Projektleiter oder Ansprechpartner aufseiten des Auftragnehmers zu benennen. Es muss jedoch explizit genannt werden, dass dieser je nach Projektanforderungen seine Mitarbeiter mit der konkreten Umsetzung beauftragen oder Aufgaben weitergeben darf.
Wichtig: Weisungsrecht und Eingliederung in den Betrieb des Auftraggebers müssen vermieden werden. Der Freelancer sollte weder einen Firmenausweis wie ein Mitarbeiter erhalten, noch in internen Organigrammen auftauchen. Auch die Arbeitszeit oder der Arbeitsort dürfen nicht einseitig vom Auftraggeber vorgeschrieben werden (abgesehen von notwendigen Abstimmungen). Letztlich gilt: Freelancer sind Partner auf Augenhöhe, keine Angestellten. Verträge und Arbeitsweisen sollten das widerspiegeln.
Ein weiterer Punkt ist die Nutzungsrechte an Arbeitsergebnissen, speziell in IT-Projekten. Wussten Sie, dass bei fest angestellten Programmierern per Gesetz (§ 69b UrhG) alle Rechte an der entwickelten Software automatisch an den Arbeitgeber übergehen?
Bei Freelancern ist das nicht so – hier verbleiben die Urheberrechte grundsätzlich beim Entwickler, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart ist. Als Auftraggeber sollten Sie daher im Vertrag klar regeln, welche Nutzungsrechte Sie an den Resultaten (Code, Designs, etc.) erhalten. So verhindern Sie spätere Unklarheiten und stellen sicher, dass Sie die Software wie gewünscht verwenden dürfen.
Fazit: Freiberufler erfolgreich einsetzen
Freiberufliche IT-Experten bringen frisches Know-how und Flexibilität in Unternehmen. Damit die Zusammenarbeit für beide Seiten erfolgreich ist, muss der rechtliche Rahmen stimmen. Auftraggeber tun gut daran, klare Dienst- oder Werkverträge aufzusetzen, die die gewünschte Leistung definieren, ohne die Selbstständigkeit des Auftragnehmers zu gefährden. Freiberufler sollten ihrerseits Wert auf professionelle Verträge legen und darauf achten, ihre unternehmerische Unabhängigkeit zu bewahren. Dann stehen die Chancen gut, dass das Projekt für beide Parteien ein voller Erfolg wird – flexibel, rechtssicher und innovativ.Über 4WT – Ihr Partner für IT-Ingenieurdienstleistungen
Mein Software-Ingenieurbüro 4WT mit Sitz in Bangkok (Thailand) unterstützt seit Jahren erfolgreich deutsche Unternehmen mit IT-Expertise "Made in Germany". Als Dipl.-Ingenieur mit deutschem Hintergrund habe ich 4WT gegründet, um hochqualitative Softwareentwicklung, IT-Beratung und Projektunterstützung remote anzubieten.96 % unserer Auftraggeber stammen aus Deutschland, während wir effizient von Bangkok aus arbeiten. Dieses Modell bietet unseren Kunden viele Vorteile: Sie erhalten Zugriff auf erfahrene Entwickler und Ingenieure, ohne sich um Arbeitsverträge oder Sozialabgaben sorgen zu müssen – denn Sie beauftragen bei uns ein vollständig eigenständiges Ingenieurbüro. Wir liefern die vereinbarten Leistungen vertraglich abgesichert, termintreu und in höchster Qualität, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Kontakt:
Wenn Sie Fragen zur Zusammenarbeit mit IT-Freiberuflern haben oder Unterstützung in Ihrem Software-Projekt benötigen, sprechen Sie mich gern an. Als COO von 4WT stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite – damit Ihr nächstes IT-Projekt ein voller Erfolg wird, ganz ohne rechtliche Stolpersteine.Für Kalkulation und Qualität spielt auch die Abrechnung pro Codezeile eine Rolle. → Link zu Kosten einer Codezeile
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